1. Interfaccia Windows facile da usare

• Si integra con Windows - interfaccia familiare a qualunque utente.
• L'archivio dei documenti
• E' possibile trascinare documenti, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso M-Files.

2. Controllo dei documenti

• Le operazioni di check-out e check-in (estrazione ed archiviazione) eliminano i problemi legati a modifiche simultanee.
• Preserva le versioni precedenti in maniera automatica.
• Registra un log delle modifiche con nome utente, data e ora e commenti.

• Funzioni di attribuzione automatica dei nomi e di numeri progressivi.

3. Ricerca immediata e viste dinamiche

• M-Files aiuta a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce.
  
• Si possono vedere dinamicamente i documenti organizzati in base ad un qualsiasi criterio di ricerca tramite le viste dinamiche.
• M-Files rende disponibile lo stesso documento su più cartelle, senza creare copie inutili.

4. Indipendenza dal luogo di lavoro

• Veloce anche su connessioni remote.
• Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti in modalità off-line con un sistema di sincronizzazione automatica.
• Attivando M-Files Web Access i documenti sono disponibili a tutti utilizzando un semplice browser, inclusi utenti Mac e Linux.
• La funzione di replica velocizza la gestione dei documenti da ambienti geograficamente remoti.

5. Sicurezza

• Controllo della visibilità dei dati; è possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione.
• Semplici impostazioni e permessi personalizzabili riducono il rischio dell'errore umano.
  Compatibile con Active Directory.
• Il sistema di gestione documentale pianifica automaticamente i backup di tutti i dati.

6. Collaborazione e Workflow

• Notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati.
• Semplici attività per collaborazione ad hoc.
• Funzionalità base o avanzate per workflow di processi formali.

7. Strutture dati personalizzabili

• M-Files fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati.
• Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte, e modelli.
• Oltre ai documenti: M-files può gestire qualunque tipo di struttura dati.

8. Installazione ed implementazione semplice

• Installazione semplicissima, ideale per implementare un sistema di gestione documentale in proprio.
• Trascinamento dei file esistenti su M-Files.
• Non richiede personale ID dedicato.
• Servizi di consulenza professionali disponibili per i clienti di tutto il mondo.

9. Connessione a sistemi di terze parti

• E' possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni, come CRM, software gestionali, ecc...
• Importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete.
• Caricamento di documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione.
• Importazione di messaggi e-mail direttamente dal server di posta.
• Utilizzo delle librerie M-Files per requisiti di integrazione particolari.

10. Integrazione con le altre applicazioni Windows e supporto per tutti i formati di file

• M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali, di magazzino e produzione, ecc, permettendo agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc.
• M-Files supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc.