1. Interfaccia Windows facile da usare
- Si integra con Windows - interfaccia familiare a qualunque utente.
- L'archivio dei documenti
- E' possibile trascinare documenti, messaggi di posta e qualunque altro tipo di file da e verso M-Files.
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2. Controllo dei documenti
- Le operazioni di check-out e check-in (estrazione ed archiviazione) eliminano i problemi legati a modifiche simultanee.
- Preserva le versioni precedenti in maniera automatica.
- Registra un log delle modifiche con nome utente, data e ora e commenti.
- Funzioni di attribuzione automatica dei nomi e di numeri progressivi.
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3. Ricerca immediata e viste dinamiche
- M-Files aiuta a trovare il documento giusto semplicemente digitando poche lettere nel box di ricerca veloce.
- Si possono vedere dinamicamente i documenti organizzati in base ad un qualsiasi criterio di ricerca tramite le viste dinamiche.
- M-Files rende disponibile lo stesso documento su più cartelle, senza creare copie inutili.
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4. Indipendenza dal luogo di lavoro
- Veloce anche su connessioni remote.
- Gli utenti in mobilità possono vedere, creare, modificare e archiviare documenti in modalità off-line con un sistema di sincronizzazione automatica.
- Attivando M-Files Web Access i documenti sono disponibili a tutti utilizzando un semplice browser, inclusi utenti Mac e Linux.
- La funzione di replica velocizza la gestione dei documenti da ambienti geograficamente remoti.
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5. Sicurezza
- Controllo della visibilità dei dati; è possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione.
- Semplici impostazioni e permessi personalizzabili riducono il rischio dell'errore umano.
Compatibile con Active Directory.
- Il sistema di gestione documentale pianifica automaticamente i backup di tutti i dati.
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6. Collaborazione e Workflow
- Notifiche via e-mail dei nuovi documenti modificati.
- Semplici attività per collaborazione ad hoc.
- Funzionalità base o avanzate per workflow di processi formali.
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7. Strutture dati personalizzabili
- M-Files fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati.
- Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte, e modelli.
- Oltre ai documenti: M-files può gestire qualunque tipo di struttura dati.
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8. Installazione ed implementazione semplice
- Installazione semplicissima, ideale per implementare un sistema di gestione documentale in proprio.
- Trascinamento dei file esistenti su M-Files.
- Non richiede personale ID dedicato.
- Servizi di consulenza professionali disponibili per i clienti di tutto il mondo.
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9. Connessione a sistemi di terze parti
- E' possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni, come CRM, software gestionali, ecc...
- Importazione e collegamenti a file esistenti nelle condivisioni di rete.
- Caricamento di documenti cartacei da qualunque scanner e dispositivo multifunzione.
- Importazione di messaggi e-mail direttamente dal server di posta.
- Utilizzo delle librerie M-Files per requisiti di integrazione particolari.
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10. Integrazione con le altre applicazioni Windows e supporto per tutti i formati di file
- M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, incluse le applicazioni Office, CAD, gestionali, di magazzino e produzione, ecc, permettendo agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, ecc.
- M-Files supporta inoltre tutti i formati di file, come i documenti di Word, i fogli di calcolo di Excel, i file PDF, i modelli CAD, le immagini, ecc.
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